Деловое письмо о приглашении на совещание

Как правильно пригласить коллег на совещание

Деловое письмо о приглашении на совещание

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление.

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Приглашение на рабочее совещание (образец заполнения)

Основные задачи конференции:• задача 1• задача 2• задача 3 В программе конференции:• мероприятие 1• мероприятие 2• мероприятие 3 Организационный взнос за участие в конференции составляет 37000 рублей, в т.ч.

  • Документы

Неточная информация в отношении данного реквизита — это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;

  • вид мероприятия, его название — также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
  • непосредственно слово «приглашаем», также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии — участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения: «Уважаемая Анна Дмитриевна! Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане «Золотая Аллея» по адресу г.Новосибирск, ул.

Письмо-приглашение — это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке.

Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ — электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения. Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку: Как пригласить на собеседование Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Приглашение действительно на два лица Следующие приглашения имеют целью привлечь лицо к участию в работе»круглого стола» . Уважаемый . Министерство Украины по делам семьи»й и молодежи совместно с.

Министерством образования и науки Украины проводят в рамках акции»передают потомкам наше сокровище — родной язык»»круглый стол»на тему»Украинский студентам-украинское словом студентам -українське слово».

Приглашаем. Вас принять участие в работе»круглого стола», заседание которого состоится 20 сентября 2011 г в 16 ч в зале заседаний коллегии. Министерства по делам семьи»и и молодежи (ул.. Десятинная, 14 к 319) . С .

Оргкомитет предлагает следующие направления работы конференции: 1 Украина в переходный период развития: сущность и основные тенденции 2.

В ближайшее время наш курьер доставит Вам 5 пригласительных билетов (каждый на два лица) с вкладышами-приглашениями на банкет, а также программу концерта. Во время проведения праздника с 16-30 рядом со зданием Драматического театра будет открыта бесплатная охраняемая автомобильная стоянка.

Въезд на стоянку осуществляется по пригласительным билетам. Уважаемый Павел Николаевич! Мы будем счастливы видеть Вас и представителей ОАО «Вымпел» на нашем празднике! С уважением, Генеральный директор Приборостроительного НПО «Вега» В.А.

Зимин Письмо-приглашение на юбилей специалиста (№2) Уважаемый Леонид Семенович! Имею честь сообщить Вам, что 24 февраля 2010 г. одному из наших старейших сотрудников — главному врачу Центральной клиники детских болезней Николаю Васильевичу Дмитриеву — исполняется 60 лет.

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

  • Назначить конкретную дату.
  • Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
  • Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
  • Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Приглашение на деловую встречу

  • Темы:
  • Деловой этикет
  • Секретарь руководителя
  • Деловая переписка

Вопрос Мне дали поручение написать письмо-приглашение деловым партнерам на юбилей нашей организации. Я, конечно же, справилась с этой задачей, но мой текст был серьезно переработан. Хотелось бы иметь под рукой образцы подобных писем на будущее.

Ответ В современном деловом общении существуют различные ситуации, когда партнеры, коллеги направляют в адрес друг друга письма-приглашения. Это могут быть приглашения на торжественные мероприятия, церемонии, рабочие совещания разного уровня и масштаба, выставки, конференции, семинары, презентации, корпоративные вечеринки и др.

Письмо №1 Уважаемые коллеги! 15.03.2015 г. в выставочном центре «Science» (г. Москва, ул. Рождественская, 28) пройдет научная конференция «Развитие экономики на основе микроанализа». Участниками конференции станут практикующие аналитики России, а также гости из других стран.

Источник: https://imdbmedia.info/pravilno-priglasit-kolleg-soveshchanie/

Примеры оформления письма-приглашения в 2019 году

Деловое письмо о приглашении на совещание

> Письма > Примеры оформления письма-приглашения в 2019 году

Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии.

Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке.

Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
  • напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
  • выступает дополнительным знаком внимания и уважения – отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
  • возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

  • передать лично из рук в руки – принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие – встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
  • отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
  • отправить по электронной почте – очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:

  • напоминание;
  • подтверждение;
  • просьба.

Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество.

Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя.

Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.

Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие

письма приглашения должно включать:

  • дату проведения события – встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
  • место проведения – информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию – куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита – это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;
  • вид мероприятия, его название – также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
  • непосредственно слово “приглашаем”, также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии – участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения: 

“Уважаемая Анна Дмитриевна!

Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане “Золотая Аллея” по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания”.

“Уважаемый Даниил Михайлович!

Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию “Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году”, которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).”

  • содержание мероприятия – если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия – то краткую программу события”. Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться  к нему правильно;
  • просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ – электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на собеседование

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:

  • вежливое обращение;
  • название организации, от которой идет приглашение;
  • наименование должности, которая предлагается соискателю;
  • точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
  • точное время проведения – вплоть до минут;
  • список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
  • контактные данные лица, которое проведет собеседование – с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом письма с приглашением.

Образец приглашения на собеседование:

Образцы оформления

Образец письма-приглашения для участия в мероприятии – скачать.

Пример пригласительного письма на выставку – ссылка.

Образец приглашения на собеседование – один и два.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/pismo-priglashenie-obrazec/

➤ Составляем официальное письмо-приглашение

Деловое письмо о приглашении на совещание

В данной статье рассмотрим, как составить официальное приглашение на встречу, переговоры или совещание. Поделимся образцами писем-приглашений.

Письма-приглашения на мероприятие: образцы

Официальное письмо-приглашение на мероприятие

Компания, которая планирует провести мероприятие, во время подготовки к нему учитывает, что придется рассылать официальные письма-приглашения. Особенно это касается мероприятий, для которых составляют списки гостей, чье присутствие является желанным.

В таком случае недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб встречи и собственную значимость. Поэтому секретарю необходимо будет составить письмо-приглашение для участия в мероприятии.

Для начала, разберитесь в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления. Официальное деловое письмо приглашение представляет собой разновидность писем-уведомлений.

Принадлежность к этой категории определяют исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения.

Основные особенности письма-приглашения на мероприятие:

  • именное, отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному;
  • содержит информацию, которая касается каждого гостя в отдельности;
  • выглядит презентабельней, чем остальные письма — бумага лучшего качества, декор;
  • может быть написано от руки.

Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.

Письмо приглашение на мероприятие: образец

Скачать образец

Письмо-приглашение на встречу

Официальное письмо-приглашение на встречу следует адресовать непосредственно заинтересованным лицам. В данном письме следует подробно описать тему встречи, вопросы, которые будут на ней рассматривать. Также следует уведомить о месте проведения встречи и о времени.

Письмо-приглашение на встречу можно отправить только руководителю конкретной организации. При необходимости он сам решит, стоит ли приглашать других сотрудников. Об этом он уведомит вас отдельным письмом, чтобы вы заранее спланировали посадочные места для всех присутствующих.

Письмо приглашение на встречу: пример для представителей другой организации

Скачать образец

Письмо-приглашение на переговоры

Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, учитывайте, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания, секретарь должен пригласить участников, оповестить руководителя о сотрудниках, которые не пришли, выяснить причины их отсутствия.

Подготовка к плановому совещанию с большим числом участников начинается за 1,5–2 недели и включает в себя следующие этапы:

  • назначить дату, время и место совещания;
  • составить повестку дня, список участников и докладчиков;
  • выполнить работы, которые могут потребоваться перед началом совещания;
  • составить текст приглашения.

Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводят, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Электронное письмо приглашение на внутреннее совещание: образец

Скачать образец

Как написать и оформить письмо-приглашение иностранцу

Отправляя письмо приглашение иностранным партнерам, сотрудникам и клиентам, нужно учитывать, что они могут не знать ваш город. Поэтому стоит приложить к письму схему проезда к месту мероприятия или к вашей организации.

Также необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания.

Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах.

При составлении письма приглашения для иностранцев необходимо учитывать национальные особенности. При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно составить его на английском.

Пример письма-приглашения для иностранного партера компании

Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для остальных участников. Планируя события с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется, чтобы оформить нужные документы, спланировать перелет.

Полезный сервис от журнала «Справочник секретаря»: конструктор деловых писем

Воспользоваться сервисом

ИтогВ отличие от остальных деловых писем письмо-приглашение оформляют на листах различного формата с добавлением различных элементов украшения текста — шрифты, стили текста, изображения. Обязательные элементы: фразы приглашаем Вас…, приглашаем…; наименование мероприятия; указание на время и место проведения мероприятия; программа мероприятия или вопросы, которые будут рассмотрены; условия участия или дополнительная информация.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210864-qqq-17-m4-pismo-priglashenie

Письмо-приглашение

Деловое письмо о приглашении на совещание

В этой статье поговорим о письме-приглашении, правилах его написания, структуре и отличиях от приглашения к сотрудничеству.  Как лучше составить письмо-приглашение, чтобы собрать максимально возможное количество участников на мероприятии? Каковы основные правила  написания деловых писем-приглашений и какие есть нюансы? Всё это, а также образец письма-приглашения, вы найдете ниже. 

К сожалению, многие путают деловое письмо-приглашение и приглашение к сотрудничеству.

Дело в том, что письмо-приглашение – это приглашение клиентов на различные мероприятия, начиная от ординарного совещания и заканчивая банкетом по случаю открытия нового представительства.

Приглашение к сотрудничеству является коммерческим предложением, которое вы делаете вашим потенциальным клиентам, и об этих письмах мы поговорим в другой статье.

Еще одно письмо, с которым не нужно путать приглашение – это job offer, или письмо-приглашение на работу. Ему посвящена отдельная статья, а эта расскажет о письмах-приглашениях на деловые мероприятия.

Общие правила написания и структура

Письмо-приглашение представляет собой один из многочисленных видов делового письма. Рекомендую вам прочитать еще и статью об общих правилах написания деловых писем. Практически все они относятся и к приглашению, а особенности и нюансы касаются исключительно текста.

Письмо-приглашение оформляется на фирменном бланке для писем организации. В «шапке» бланка – справочные данные об организации. Написанное письмо подписывается генеральным директором или уполномоченным руководителем, после чего проходит процедуру регистрации и отправляется адресату.

Приглашения на неформальные мероприятия могут быть оформлены и на открытках, карточках, даже на тематических предметах. Все зависит от фантазии организаторов.

Главное – следить, чтобы полет этой фантазии не победил в споре с правилами делового этикета.

Кстати, чаще всего следить за этим приходится именно секретарю… Каким бы неформальным ни было мероприятие, оно в первую очередь деловое, и соберутся на него не друзья, а бизнес-партнеры. Об этом нужно помнить всегда.

Заголовок к тексту, или тема письма

Заголовок к тексту пишется, как всегда,  ответ на вопрос «О чем?» коротко, ёмко и по существу. Если коллеги из другой организации приглашаются на совещание, то и заголовок будет «О совещании», если на пресс-конференцию, то «О пресс-конференции» и так далее.

Текст письма-приглашения

Текст этого рода писем обычно короток и носит чисто информативный характер. В тексте нужно:

— полностью назвать мероприятие,

— при необходимости – назвать повод для его проведения,

— сообщить дату, время и место события,

— указать все возможные данные для дополнительного сбора информации (контакты организатора, адрес сайта),

-если необходима предварительная регистрация – написать, как и по какому адресу (телефону) сообщить об участниках,

— указать контактное лицо и все возможные способы связи с ним.

Пример:

Приглашаем вас на согласительное совещание по вопросу поставок алкогольной продукции в магазин «Кварц-Ми», которое состоится 25.04.2015 в 14:00 по адресу г. Москва, Ленинский проспект, 122-А. За дополнительной информацией просим обращаться по телефону (499)123-45-67 или отправить электронное письмо на адрес: secretary@sitename.com.

Чем дольше вы работаете с организацией, тем более формальными станут такие письма, а о том, когда, куда и зачем ехать на совещание, все его участники будут осведомлены задолго до того, как будет написано письмо-приглашение. В этом случае оно преследует немного другие цели: доказать в случае чего, что стороны вместе шли к соглашению по спорному вопросу. Но это очень частный случай.

Если вы не работали с организацией ранее или работали непродолжительное время, то тогда желательно максимально подробно расписать мероприятие. Так у вас будет больше шансов вызвать заинтересованность.

Пример:

Уважаемые господа!

Приглашаем вас на конференцию «Новые технологии в сфере маркетинга», проводимую рекламным агентством «Золотой жираф». Мероприятие состоится 25 апреля 2015 года в 15:00 по адресу: Москва, Проспект Мира, 150, гостиница «Космос», 2 этаж, конференц-зал № 1.

На конференции будут представлены новые технологии в области маркетинга и продвижения услуг на рынке, увеличения количества продаж, возможность извлечения выгоды в условиях финансового кризиса.

Среди докладчиков: генеральный директор РА Костюченко Алена Константиновна; руководитель отдела рекламы Рачков Виталий Андреевич; бизнес-тренер, кандидат экономических наук, Громов Дмитрий Викторович.

С полным списком докладчиков и тематикой докладов вы можете ознакомиться в приложенной к письму программе конференции.

Участие в конференции бесплатное.

По всем вопросам вы можете обратиться по адресу secretary@sitename.ru или по телефону (499)123-45-67. Контактное лицо – Андрей Мартынов.

В случае если ваша организация является вышестоящей по отношению к адресату, или это давний партнер, то от нее можно потребовать подтвердить участие в мероприятии. Это делается с помощью следующих формулировок:

Участие просим подтвердить по телефону (номер).

или

Просим проинформировать о количестве и составе участников по телефону (номер) или электронной почте (адрес).

Если же приглашение направляется «незнакомой» организации, то вы не можете чего-то требовать от них. Здесь рекомендуется использовать более дипломатичные формулировки:

Если вас заинтересовало наше предложение, просим связаться с нами по телефону (номер) или отправить сообщение на электронную почту (адрес).

Но все равно, независимо от уровня дружбы между двумя компаниями или степени формальности/неформальности мероприятия, за некоторое время до его начала нужно обзвонить всех, кому отправлялось письмо-приглашение и уточнить их участие. Делается это в том числе и тогда, когда компания «подтвердилась» на мероприятие. Сообщить вам о том, что передумал, участник запросто мог и забыть.

Приложение

Если мероприятие, событие или встреча подразумевают какую-либо программу, вы в любом случая обязанные её приложить. В противном случае вас, скорее всего, не воспримут серьёзно. Если приглашаете на совещание, приложите повестку дня. Реквизит «приложение» оформляется стандартно.

Image by Ambro / www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3417

Как составить официальное приглашение на мероприятие?

Деловое письмо о приглашении на совещание

В деловых отношениях часто используются письма-приглашения на мероприятие. Конференции, выставки, собеседования и различные выступления в устной форме практически не предлагают посетить. Официальное извещение позволяет не только не забыть о дате, но и выразить уважение другому лицу.

Если составить официальное приглашение на мероприятие неправильно, то оно не будет в полной мере выполнять свои основные функции. В письме должен быть приведен достаточный объем информации.

Письмо-приглашение – что это и какова его роль?

Деловое письмо с пригласительным текстом представляет собой способ уведомления о каком-либо мероприятии. Извещение может быть о проведении конференции, благотворительного вечера, концерта, семинара, собеседования или любого другого действия, связанного с определенными событиями.

В деловых кругах письмо-приглашение является важным элементом выстраивания доверительных отношений между двумя сторонами

Какие же функции выполняет официальное письмо?

  • Дает возможность уведомить то или иное лицо о предстоящем событии или важном мероприятии.
  • Подтверждает, что человек был действительно приглашен в определенное место, благодаря чему можно избежать лишних ошибок.
  • Является средством напоминания о месте и времени проводимого мероприятия.

К сведению: в предпринимательской среде также часто пишут официальное письмо с просьбой.

Инструкция по написанию письма приглашения

Составляя письмо-приглашение на мероприятие, необходимо сделать так, чтобы у получателя не возникало вопросов, касающихся планируемого события, времени и места его проведения. Информация должна быть максимально полной. В самом начале обращаются к адресату в вежливой форме, а также пишут «С уважением» в конце письма.

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

  • В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
  • Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
  • В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
  • В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
  • Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить текст благодарственного письма.

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке.

В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком.

Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

  Как написать служебную записку о премировании сотрудников?

Способы отправки приглашения на мероприятие

Доставить письмо до адресата можно различными способами. Многое будет зависеть от количества приглашенных человек, места проживания получателя и некоторых других факторов.

Какие же варианты существуют?

  • Первый из них заключается в собственноручном вручении, то есть письмо передаются лично адресату. Вместо этого можно воспользоваться услугами курьерских служб.
  • Второй вариант предполагает отправку почтой. Если мероприятие является очень важным, то лучше отправить приглашение ценным письмом, осуществив при этом опись вложения. В данном случае необходимо учитывать сроки доставки.
  • Третий способ отправки – это электронная почта. Данный вариант наиболее распространен при приглашении на собеседование. Для посещения других мероприятий он используется реже.

Совет: узнайте, как рассчитывается прибыль до налогообложения.

Образцы приглашения на мероприятие

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма. Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

На выставку

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.

Подводим итоги

Официальное письмо-приглашение на мероприятие позволяет донести до адресата всю необходимую информацию. Ему не придется прилагать усилия для запоминания даты и время, места проведения и других моментов, которые имеют значение. Человеку будет достаточно ознакомиться с текстом еще раз в любой момент.

Таким образом, можно сделать вывод, что лучше всего составить официальное приглашение на мероприятие, чем обращаться к другому лицу в устной форме. Преимущества письменного извещения в данном случае очевидны, поэтому не стоит от них отказываться.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/pismo-priglashenie-na-meropriyatie-obrazets/

Предложение о встрече в деловом письме

Деловое письмо о приглашении на совещание

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

  1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
  2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
  3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).

Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации.

Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

  1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
  2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
  3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
  4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
  5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
  6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

  1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
  2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

  1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
  2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
  3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
  4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
  5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
  6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
  7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».

Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа.

На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»).

Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/prosba-o-vstreche-v-delovom-pisme/

В адвоката
Добавить комментарий